Política de tratamiento de datos
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
AROMA CAFETERO S.A.S.
PRINCIPIOS GENERALES
La empresa AROMA CAFETERO S.A.S., garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen y la autonomía, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.
Quien, en ejercicio de cualquier actividad, pueda suministrar cualquier tipo de información o dato personal a Aroma Cafetero S.A.S. y en la cual esta actúe como encargada del tratamiento o responsable del tratamiento, podrá conocerla, modificarla o actualizarla.
La empresa Aroma Cafetero S.A.S., tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos y autorizar a Aroma Cafetero S.A.S. para que trate o decida sobre la información para los fines aquí descritos.
La empresa Aroma Cafetero S.A.S., garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, poniendo a disposición de este, sin costo, los respectivos datos personales. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos.
Esta política se enmarca en lo dispuesto en la Constitución Política, artículo 15, así como las leyes 1266 de 2008, 1581 de 2012 y ley 2300 del 2023, y los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013.
ALCANCE
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de AROMA CAFETERO S.A.S., considerada como responsable del tratamiento de Datos Personales, (en adelante, “LA EMPRESA” o “AROMA CAFETERO S.A.S”).
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Razón social: AROMA CAFETERO S.A.S.
NIT: 901 155 959 - 1
Domicilio principal: Cra 43F # 18-110 Medellín, Colombia
Página web: https://aromacafetero.com/
Celular: +57 3176485708
Correo electrónico: servicioalcliente@aromacafetero.com
DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales LA EMPRESA tiene una relación comercial.
Consumidores: Persona natural que consume los bienes producidos por LA EMPRESA.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.
Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
Términos y Condiciones: Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
PRINCIPIOS ESPECÍFICOS
Se aplicarán los siguientes principios específicos para el tratamiento de datos personales:
Principio de legalidad: Se dará aplicación a las disposiciones vigentes para el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales.
Principio de seguridad: Los datos personales serán objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos así lo permitan evitando su adulteración, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso no autorizado.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que administran, manejen o tengan acceso a informaciones que se encuentre en Bases de Datos, se comprometen a mantener de manera estrictamente confidencial todas las informaciones personales, recibidas en ejercicio de sus funciones. Las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un otro sí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
Principio de libertad: El tratamiento de datos sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial.
Principio de veracidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, por esta razón el titular declara que la información aportada es verídica y de su titularidad, así mismo este último se compromete a realizar las actualizaciones respectivas si hubiese cambios en la información.
Principio de transparencia: El tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato suyo que sea de su interés.
Principio de finalidad: El tratamiento de datos atenderá una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.
TRATAMIENTO Y FINALIDADES AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR LA EMPRESA
Aroma Cafetero S.A.S., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales y/o jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de estos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:
FINALIDADES GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por LA EMPRESA.
Contratación de trabajadores, políticas de prevención de riesgos, salud y demás inherentes a los contratos de trabajo.
Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos.
Controlar el acceso a las oficinas de Aroma Cafetero S.A.S. y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales y/o jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
Transferir la información recolectada a distintas áreas de Aroma Cafetero S.A.S. y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros).
Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
Registrar sus datos personales en los sistemas de información de Aroma Cafetero S.A.S. y en sus bases de datos comerciales y operativas;
Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de Aroma Cafetero S.A.S.
RESPECTO A LOS DATOS PERSONALES DE NUESTROS CLIENTES Y CONSUMIDORES
Para cumplir las obligaciones contraídas por Aroma Cafetero S.A.S. con sus Clientes y Consumidores al momento de adquirir nuestros productos.
Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por LA EMPRESA.
Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros productos que ofrece LA EMPRESA y sus compañías vinculadas.
Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Consumidores y Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio.
Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial.
Capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por LA EMPRESA.
Permitir que compañías vinculadas a LA EMPRESA, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés.
Controlar el acceso a las oficinas de LA EMPRESA y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas.
Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de LA EMPRESA, incluyendo descargas de contenidos y formatos.
RESPECTO A LOS DATOS PERSONALES DE NUESTROS EMPLEADOS
Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de LA EMPRESA, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo y para todas las políticas de prevención de riesgos, higiene y salud y demás inherentes al contrato de trabajo.
Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
Planificar actividades empresariales.
RESPECTO A LOS DATOS DE PROVEEDORES
Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA.
Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.
Para hacer el registro en los sistemas de LA EMPRESA.
Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.
RESPECTO A LOS DATOS PERSONALES DE NUESTROS ACCIONISTAS
Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de LA EMPRESA.
Para el pago de dividendos.
Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
Conocer los Datos Personales de su titularidad sobre los cuales LA EMPRESA está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el Tratamiento de sus Datos Personales.
Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
Solicitar a LA EMPRESA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral XIII de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA EMPRESA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
Por el Titular;
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;
Por estipulación a favor de otro o para otro.
DEBERES DE LA EMPRESA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
LA EMPRESA tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, LA EMPRESA hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
LA EMPRESA atenderá los deberes previstos para los responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.
ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA
El área de Mercadeo de LA EMPRESA tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de LA EMPRESA, están obligados a reportar estas Bases de Datos al área de Mercadeo y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.
El área de mercadeo de LA EMPRESA también ha sido designada por LA EMPRESA como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área se encuentra ubicada en el domicilio: Cra 43F # 18-110 de la ciudad de Medellín, Colombia, y puede ser contactada a través del correo electrónico: servicioalcliente@aromacafetero.com
AUTORIZACIÓN
LA EMPRESA solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por LA EMPRESA, tales como:
Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por LA EMPRESA.
De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.
Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
IMPORTANTE: En ningún caso LA EMPRESA asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
En mi calidad de titular de los datos personales, otorgo mi consentimiento expreso e informado a AROMA CAFETERO S.A.S., con domicilio en la ciudad de Medellín, Colombia, identificada con NIT 901 155 959 - 1, para que recolecte, almacene, use, circule, suprima, procese, comparta por medio de transferencia y/o transmisión a quien considere y en general, realice cualquier actividad de tratamiento sobre mis datos personales en aras de ejecutar su actividad comercial.
Esta autorización se otorga con el propósito de que LA EMPRESA pueda llevar a cabo las finalidades descritas en su Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual he leído, entendido y aceptado en su totalidad.
Manifiesto que la información suministrada es veraz, completa, exacta, y que la he proporcionado de forma voluntaria y que en el evento de actualizaciones es mi deber comunicarlas a LA EMPRESA. Asimismo, entiendo que no estoy obligado(a) a otorgar esta autorización y que tengo derecho a revocarla en cualquier momento, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
La presente autorización se otorga por el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados mis datos personales, o durante el tiempo que LA EMPRESA esté legalmente obligada a conservarlos.
Declaro que he sido informado(a) de mi derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mis datos personales, así como el derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. También acepto y entiendo que la presente política será autorizada mediante la manifestación de mi consentimiento por la página web.
Para el ejercicio de los derechos como titular de mis datos y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, puedo contactar a:
Razón Social: AROMA CAFETERO S.A.S.
NIT: 901 155 959 - 1
Domicilio principal: Cra 43F #18- 110, Medellín, Colombia
Página Web: https://aromacafetero.com/
Celular: +57 3176485708
Correo notificaciones judiciales: servicioalcliente@aromacafetero.com
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL EMPLEADOS Y APRENDICES DE AROMA CAFETERO S.A.S.
En mi calidad de titular de los datos personales, otorgo mi consentimiento expreso e informado a AROMA CAFETERO S.A.S., con domicilio en la ciudad de Medellín, Colombia, identificada con NIT 901 155 959 - 1, para que recolecte, almacene, use, circule, suprima, procese, comparta y en general, realice cualquier actividad de tratamiento sobre mis datos personales.
Esta autorización se otorga con el propósito de que la EMPRESA pueda llevar a cabo las finalidades descritas en esta política de tratamiento de datos personales, la cual he leído y entendido en su totalidad; así como:
Solicitar información sobre la idoneidad profesional;
Consultar en centrales de riesgos;
Verificar antecedentes legales, disciplinarios y afines;
Adelantar trámites ante las entidades de seguridad social (salud, pensión y riesgos laborales), parafiscales (Cajas de Compensación, ICBF y SENA), fondos de cesantías, y demás entidades afines;
Realizar pago de la nómina y demás beneficios legales o extralegales, mediante las entidades financieras con las que se tienen los convenios de cuenta especial de nómina;
Establecer y ejecutar convenios de deducción con entidades de tipo financiero, cajas de compensación, cooperativas, compañías aseguradoras, compañías para la atención de emergencias médicas y las demás que LA EMPRESA ofrezca como beneficio para los empleados;
Realizar estudios especiales o evaluaciones que determine LA EMPRESA en el caso de participar en procesos internos de selección;
Gestionar la participación en procesos de formación con proveedores externos;
Responder a requerimientos formales exigidos por entidades de control externo, como la DIAN, las entidades de seguridad social, las entidades de parafiscales y cualquier otro ente regulatorio que haga requerimiento oficial a LA EMPRESA;
Atender procesos de embargos judiciales que sean requeridos a LA EMPRESA, en el marco del cumplimiento de los mandatos legales;
Enviar a los proveedores de servicios actualizaciones relativas a los programas de bienestar del empleador;
Enviar a los proveedores de servicios de salud y seguridad y salud en el trabajo información para las actividades de servicios de promoción y prevención en el marco de los programas de salud ocupacional;
Acceder a la historia clínica ocupacional y a todos aquellos datos que en ella se registren o lleguen a ser registrados y en el evento de requerirse, se autoriza a LA EMPRESA a hacer entrega de los anteriores documentos a las entidades correspondientes con el fin de definir controversias con relación a enfermedades o accidentes y/o al porcentaje de pérdida de capacidad laboral generadas por las mismas;
Realizar el registro fotográfico, fílmico o digital de la evolución de cualquier cuadro orgánico y funcional que se presente durante vinculación laboral con el objetivo de evidenciar su mejoría o deterioro, sirviendo esto como base para la toma de conductas médicas, jurídicas y laborales a que dé lugar;
Enviar a entidades judiciales información que sea requerida para procesos, en el marco del ordenamiento legal;
Suministrar información sobre el lanzamiento de productos de LA EMPRESA;
Informar sobre cambios en el portafolio de productos y servicios;
Evaluar la calidad del servicio interno de las áreas;
Realizar estudios especiales requeridos por LA EMPRESA, como mediciones de clima laboral, evaluaciones de desempeño, estudios de especiales diseñados por las diferentes áreas internas;
Enviar información por los medios internos de comunicación de LA EMPRESA;
Informar sobre proyectos en los que llegare a participar el trabajador; y
Atender cualquier otra circunstancia derivada de la relación laboral que implique el manejo de mis datos.
Manifiesto que la información suministrada es veraz, completa, exacta, y que la he proporcionado de forma voluntaria. Asimismo, entiendo que no estoy obligado(a) a otorgar esta autorización y que tengo derecho a revocarla en cualquier momento, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
La presente autorización se otorga por el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados mis datos personales, o durante el tiempo que LA EMPRESA esté legalmente obligada a conservarlos.
Declaro que he sido informado(a) de mi derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mis datos personales, así como el derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
Para el ejercicio de los derechos como titular de mis datos y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, puedo contactar a:
Razón Social: AROMA CAFETERO S.A.S.
NIT: 901 155 959 - 1
Domicilio principal: CRA 43F # 18-110 Medellín, Colombia
Página Web: https://aromacafetero.com/
Celular: +57 3176485708
Correo notificaciones judiciales: servicioalcliente@aromacafetero.com
La información y datos suministrados por el trabajador/ aprendiz se utilizarán para los fines anteriormente expuestos y se manejará con absoluta reserva y confidencialidad.
CANALES AUTORIZADOS
Declaro conocer y estar informado que los canales que a continuación se relacionan, pueden ser utilizados por AROMA CAFETERO S.A.S. para realizar gestiones de cobranza, así como para el envío de mensajes publicitarios a través de mensajes cortos de texto (SMS), mensajería por aplicaciones web, correos electrónicos y llamadas telefónicas de carácter comercial o publicitario, todo dentro del marco legal aplicable. De esta manera, AUTORIZO expresamente para ser contactado por AROMA CAFETERO S.A.S. y/o sus gestores comerciales, de cobranza e intermediarios, para los fines mencionados en la presente declaración, mediante los canales más adelante descritos.
Si deseas modificar las autorizaciones otorgadas sobre los canales de comunicación para mantenernos en contacto, por favor comunícate en este canal: servicioalcliente@aromacafetero.com
Canales de comunicación AUTORIZADOS:
Llamada telefónica.
Correos físicos.
WhatsApp.
Mensaje de texto.
Correo electrónico.
Visitas presenciales.
Autorizo a AROMA CAFETERO S.A.S., para que por los anteriores canales ejecute las finalidades descritas en el presente documento y declaro que conozco que lo anterior se realizará mediante los datos que he aportado en la página web de AROMA CAFETERO S.A.S., contratos celebrados con la misma o aquellos obtenidos por AROMA CAFETERO S.A.S mediante consultas, las cuales he autorizado. Adicional confiero autorización para que AROMA CAFETERO S.A.S. realice visitas presenciales a mi domicilio de residencia para los fines expuestos en estas políticas.
Adicional como titular de la información, acepto y entiendo que las llamadas podrán ser grabadas y monitoreadas para garantizar la calidad del servicio y obtener un soporte sobre las autorizaciones y/o acuerdos convenidos.
HORARIOS DE COMUNICACIÓN
Conforme a lo establecido en el artículo 3 de la Ley 2300 del 2023, AROMA CAFETERO S.A.S. podrá comunicarse con el Titular mediante los canales anteriormente autorizados una vez por semana, siempre y cuando AROMA CAFETERO S.A.S. haya tenido en dicha comunicación contacto directo con el Titular, de lo contrario realizará varios intentos de comunicación hasta obtener dicho contacto directo. Lo anterior dentro de los horarios dispuestos en la normativa vigente.
El Titular acepta y entiende que “Se exceptúan de las medidas anteriores los contactos que tengan como finalidad informar al consumidor sobre confirmación oportuna de las operaciones monetarias realizadas, sobre ahorros voluntarios y cesantías, enviar información solicitada por el consumidor o generar alertas sobre transacciones fraudulentos, inusuales o sospechosas.” (Ley 2300 del 2023).
Si el Titular se encuentra en el extranjero se compromete a acordar un horario con AROMA CAFETERO S.A.S para el envío de comunicaciones, de lo contrario AROMA CAFETERO S.A.S, se encuentra autorizado a realizarlas según la franja horaria colombiana.
DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LA EMPRESA informará al Titular:
Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
Cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
Adicionalmente, LA EMPRESA tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, LA EMPRESA ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LA EMPRESA sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, LA EMPRESA deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los Titulares de Datos Personales tratados por LA EMPRESA tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.
Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:
Comunicación dirigida a AROMA CAFETERO S.A.S., Medellín, Colombia.
Solicitud presentada al correo electrónico: servicioalcliente@aromacafetero.com
Solicitud presentada a través del teléfono (604)3224122.
Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:
El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada y se dará respuesta de la negativa dentro de los tiempos estipulados.
La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, LA EMPRESA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.
Las peticiones y/o consultas serán atendida por LA EMPRESA en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS
De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por LA EMPRESA deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante LA EMPRESA, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada y se dará respuesta de la negativa dentro de los tiempos estipulados.
La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por LA EMPRESA indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información: El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta. Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización, la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.
Si la solicitud se presenta incompleta, LA EMPRESA deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.
En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado al Representante Legal de LA EMPRESA, en un término máximo de tres (3) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a tres (3) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida.
El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA
Cuando se utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de LA EMPRESA, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de LA EMPRESA tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.
SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
LA EMPRESA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de LA EMPRESA se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. LA EMPRESA no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA y sus Encargados. LA EMPRESA exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.
TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES
LA EMPRESA podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales.
Igualmente, LA EMPRESA podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a LA EMPRESA cuando:
Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de LA EMPRESA.
Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.
En todo caso, cuando LA EMPRESA desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:
Los alcances y finalidades del tratamiento.
Las actividades que el Encargado realizará en nombre de LA EMPRESA.
Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y LA EMPRESA.
El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente política.
La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por LA EMPRESA como por el Encargado de los datos en su lugar de destino.
LA EMPRESA no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la ley y sus Decretos reglamentarios.
LEGISLACIÓN APLICABLE
Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el Anexo de Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, la Ley 2300 del 2023, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
VIGENCIA
Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 1 de diciembre de 2024.
AROMA CAFETERO S.A.S.
PRINCIPIOS GENERALES
La empresa AROMA CAFETERO S.A.S., garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen y la autonomía, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.
Quien, en ejercicio de cualquier actividad, pueda suministrar cualquier tipo de información o dato personal a Aroma Cafetero S.A.S. y en la cual esta actúe como encargada del tratamiento o responsable del tratamiento, podrá conocerla, modificarla o actualizarla.
La empresa Aroma Cafetero S.A.S., tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos y autorizar a Aroma Cafetero S.A.S. para que trate o decida sobre la información para los fines aquí descritos.
La empresa Aroma Cafetero S.A.S., garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, poniendo a disposición de este, sin costo, los respectivos datos personales. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos.
Esta política se enmarca en lo dispuesto en la Constitución Política, artículo 15, así como las leyes 1266 de 2008, 1581 de 2012 y ley 2300 del 2023, y los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013.
ALCANCE
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de AROMA CAFETERO S.A.S., considerada como responsable del tratamiento de Datos Personales, (en adelante, “LA EMPRESA” o “AROMA CAFETERO S.A.S”).
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Razón social: AROMA CAFETERO S.A.S.
NIT: 901 155 959 - 1
Domicilio principal: Cra 43F # 18-110 Medellín, Colombia
Página web: https://aromacafetero.com/
Celular: +57 3176485708
Correo electrónico: servicioalcliente@aromacafetero.com
DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales LA EMPRESA tiene una relación comercial.
Consumidores: Persona natural que consume los bienes producidos por LA EMPRESA.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.
Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
Términos y Condiciones: Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
PRINCIPIOS ESPECÍFICOS
Se aplicarán los siguientes principios específicos para el tratamiento de datos personales:
Principio de legalidad: Se dará aplicación a las disposiciones vigentes para el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales.
Principio de seguridad: Los datos personales serán objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos así lo permitan evitando su adulteración, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso no autorizado.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que administran, manejen o tengan acceso a informaciones que se encuentre en Bases de Datos, se comprometen a mantener de manera estrictamente confidencial todas las informaciones personales, recibidas en ejercicio de sus funciones. Las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un otro sí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
Principio de libertad: El tratamiento de datos sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial.
Principio de veracidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, por esta razón el titular declara que la información aportada es verídica y de su titularidad, así mismo este último se compromete a realizar las actualizaciones respectivas si hubiese cambios en la información.
Principio de transparencia: El tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato suyo que sea de su interés.
Principio de finalidad: El tratamiento de datos atenderá una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.
TRATAMIENTO Y FINALIDADES AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR LA EMPRESA
Aroma Cafetero S.A.S., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales y/o jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de estos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:
FINALIDADES GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por LA EMPRESA.
Contratación de trabajadores, políticas de prevención de riesgos, salud y demás inherentes a los contratos de trabajo.
Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos.
Controlar el acceso a las oficinas de Aroma Cafetero S.A.S. y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales y/o jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
Transferir la información recolectada a distintas áreas de Aroma Cafetero S.A.S. y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros).
Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
Registrar sus datos personales en los sistemas de información de Aroma Cafetero S.A.S. y en sus bases de datos comerciales y operativas;
Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de Aroma Cafetero S.A.S.
RESPECTO A LOS DATOS PERSONALES DE NUESTROS CLIENTES Y CONSUMIDORES
Para cumplir las obligaciones contraídas por Aroma Cafetero S.A.S. con sus Clientes y Consumidores al momento de adquirir nuestros productos.
Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por LA EMPRESA.
Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros productos que ofrece LA EMPRESA y sus compañías vinculadas.
Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Consumidores y Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio.
Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial.
Capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por LA EMPRESA.
Permitir que compañías vinculadas a LA EMPRESA, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés.
Controlar el acceso a las oficinas de LA EMPRESA y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas.
Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de LA EMPRESA, incluyendo descargas de contenidos y formatos.
RESPECTO A LOS DATOS PERSONALES DE NUESTROS EMPLEADOS
Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de LA EMPRESA, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo y para todas las políticas de prevención de riesgos, higiene y salud y demás inherentes al contrato de trabajo.
Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
Planificar actividades empresariales.
RESPECTO A LOS DATOS DE PROVEEDORES
Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA.
Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.
Para hacer el registro en los sistemas de LA EMPRESA.
Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.
RESPECTO A LOS DATOS PERSONALES DE NUESTROS ACCIONISTAS
Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de LA EMPRESA.
Para el pago de dividendos.
Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
Conocer los Datos Personales de su titularidad sobre los cuales LA EMPRESA está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el Tratamiento de sus Datos Personales.
Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
Solicitar a LA EMPRESA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral XIII de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA EMPRESA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
Por el Titular;
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;
Por estipulación a favor de otro o para otro.
DEBERES DE LA EMPRESA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
LA EMPRESA tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, LA EMPRESA hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
LA EMPRESA atenderá los deberes previstos para los responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.
ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA
El área de Mercadeo de LA EMPRESA tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de LA EMPRESA, están obligados a reportar estas Bases de Datos al área de Mercadeo y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.
El área de mercadeo de LA EMPRESA también ha sido designada por LA EMPRESA como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área se encuentra ubicada en el domicilio: Cra 43F # 18-110 de la ciudad de Medellín, Colombia, y puede ser contactada a través del correo electrónico: servicioalcliente@aromacafetero.com
AUTORIZACIÓN
LA EMPRESA solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por LA EMPRESA, tales como:
Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por LA EMPRESA.
De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.
Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
IMPORTANTE: En ningún caso LA EMPRESA asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
En mi calidad de titular de los datos personales, otorgo mi consentimiento expreso e informado a AROMA CAFETERO S.A.S., con domicilio en la ciudad de Medellín, Colombia, identificada con NIT 901 155 959 - 1, para que recolecte, almacene, use, circule, suprima, procese, comparta por medio de transferencia y/o transmisión a quien considere y en general, realice cualquier actividad de tratamiento sobre mis datos personales en aras de ejecutar su actividad comercial.
Esta autorización se otorga con el propósito de que LA EMPRESA pueda llevar a cabo las finalidades descritas en su Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual he leído, entendido y aceptado en su totalidad.
Manifiesto que la información suministrada es veraz, completa, exacta, y que la he proporcionado de forma voluntaria y que en el evento de actualizaciones es mi deber comunicarlas a LA EMPRESA. Asimismo, entiendo que no estoy obligado(a) a otorgar esta autorización y que tengo derecho a revocarla en cualquier momento, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
La presente autorización se otorga por el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados mis datos personales, o durante el tiempo que LA EMPRESA esté legalmente obligada a conservarlos.
Declaro que he sido informado(a) de mi derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mis datos personales, así como el derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. También acepto y entiendo que la presente política será autorizada mediante la manifestación de mi consentimiento por la página web.
Para el ejercicio de los derechos como titular de mis datos y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, puedo contactar a:
Razón Social: AROMA CAFETERO S.A.S.
NIT: 901 155 959 - 1
Domicilio principal: Cra 43F #18- 110, Medellín, Colombia
Página Web: https://aromacafetero.com/
Celular: +57 3176485708
Correo notificaciones judiciales: servicioalcliente@aromacafetero.com
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL EMPLEADOS Y APRENDICES DE AROMA CAFETERO S.A.S.
En mi calidad de titular de los datos personales, otorgo mi consentimiento expreso e informado a AROMA CAFETERO S.A.S., con domicilio en la ciudad de Medellín, Colombia, identificada con NIT 901 155 959 - 1, para que recolecte, almacene, use, circule, suprima, procese, comparta y en general, realice cualquier actividad de tratamiento sobre mis datos personales.
Esta autorización se otorga con el propósito de que la EMPRESA pueda llevar a cabo las finalidades descritas en esta política de tratamiento de datos personales, la cual he leído y entendido en su totalidad; así como:
Solicitar información sobre la idoneidad profesional;
Consultar en centrales de riesgos;
Verificar antecedentes legales, disciplinarios y afines;
Adelantar trámites ante las entidades de seguridad social (salud, pensión y riesgos laborales), parafiscales (Cajas de Compensación, ICBF y SENA), fondos de cesantías, y demás entidades afines;
Realizar pago de la nómina y demás beneficios legales o extralegales, mediante las entidades financieras con las que se tienen los convenios de cuenta especial de nómina;
Establecer y ejecutar convenios de deducción con entidades de tipo financiero, cajas de compensación, cooperativas, compañías aseguradoras, compañías para la atención de emergencias médicas y las demás que LA EMPRESA ofrezca como beneficio para los empleados;
Realizar estudios especiales o evaluaciones que determine LA EMPRESA en el caso de participar en procesos internos de selección;
Gestionar la participación en procesos de formación con proveedores externos;
Responder a requerimientos formales exigidos por entidades de control externo, como la DIAN, las entidades de seguridad social, las entidades de parafiscales y cualquier otro ente regulatorio que haga requerimiento oficial a LA EMPRESA;
Atender procesos de embargos judiciales que sean requeridos a LA EMPRESA, en el marco del cumplimiento de los mandatos legales;
Enviar a los proveedores de servicios actualizaciones relativas a los programas de bienestar del empleador;
Enviar a los proveedores de servicios de salud y seguridad y salud en el trabajo información para las actividades de servicios de promoción y prevención en el marco de los programas de salud ocupacional;
Acceder a la historia clínica ocupacional y a todos aquellos datos que en ella se registren o lleguen a ser registrados y en el evento de requerirse, se autoriza a LA EMPRESA a hacer entrega de los anteriores documentos a las entidades correspondientes con el fin de definir controversias con relación a enfermedades o accidentes y/o al porcentaje de pérdida de capacidad laboral generadas por las mismas;
Realizar el registro fotográfico, fílmico o digital de la evolución de cualquier cuadro orgánico y funcional que se presente durante vinculación laboral con el objetivo de evidenciar su mejoría o deterioro, sirviendo esto como base para la toma de conductas médicas, jurídicas y laborales a que dé lugar;
Enviar a entidades judiciales información que sea requerida para procesos, en el marco del ordenamiento legal;
Suministrar información sobre el lanzamiento de productos de LA EMPRESA;
Informar sobre cambios en el portafolio de productos y servicios;
Evaluar la calidad del servicio interno de las áreas;
Realizar estudios especiales requeridos por LA EMPRESA, como mediciones de clima laboral, evaluaciones de desempeño, estudios de especiales diseñados por las diferentes áreas internas;
Enviar información por los medios internos de comunicación de LA EMPRESA;
Informar sobre proyectos en los que llegare a participar el trabajador; y
Atender cualquier otra circunstancia derivada de la relación laboral que implique el manejo de mis datos.
Manifiesto que la información suministrada es veraz, completa, exacta, y que la he proporcionado de forma voluntaria. Asimismo, entiendo que no estoy obligado(a) a otorgar esta autorización y que tengo derecho a revocarla en cualquier momento, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
La presente autorización se otorga por el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados mis datos personales, o durante el tiempo que LA EMPRESA esté legalmente obligada a conservarlos.
Declaro que he sido informado(a) de mi derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mis datos personales, así como el derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
Para el ejercicio de los derechos como titular de mis datos y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, puedo contactar a:
Razón Social: AROMA CAFETERO S.A.S.
NIT: 901 155 959 - 1
Domicilio principal: CRA 43F # 18-110 Medellín, Colombia
Página Web: https://aromacafetero.com/
Celular: +57 3176485708
Correo notificaciones judiciales: servicioalcliente@aromacafetero.com
La información y datos suministrados por el trabajador/ aprendiz se utilizarán para los fines anteriormente expuestos y se manejará con absoluta reserva y confidencialidad.
CANALES AUTORIZADOS
Declaro conocer y estar informado que los canales que a continuación se relacionan, pueden ser utilizados por AROMA CAFETERO S.A.S. para realizar gestiones de cobranza, así como para el envío de mensajes publicitarios a través de mensajes cortos de texto (SMS), mensajería por aplicaciones web, correos electrónicos y llamadas telefónicas de carácter comercial o publicitario, todo dentro del marco legal aplicable. De esta manera, AUTORIZO expresamente para ser contactado por AROMA CAFETERO S.A.S. y/o sus gestores comerciales, de cobranza e intermediarios, para los fines mencionados en la presente declaración, mediante los canales más adelante descritos.
Si deseas modificar las autorizaciones otorgadas sobre los canales de comunicación para mantenernos en contacto, por favor comunícate en este canal: servicioalcliente@aromacafetero.com
Canales de comunicación AUTORIZADOS:
Llamada telefónica.
Correos físicos.
WhatsApp.
Mensaje de texto.
Correo electrónico.
Visitas presenciales.
Autorizo a AROMA CAFETERO S.A.S., para que por los anteriores canales ejecute las finalidades descritas en el presente documento y declaro que conozco que lo anterior se realizará mediante los datos que he aportado en la página web de AROMA CAFETERO S.A.S., contratos celebrados con la misma o aquellos obtenidos por AROMA CAFETERO S.A.S mediante consultas, las cuales he autorizado. Adicional confiero autorización para que AROMA CAFETERO S.A.S. realice visitas presenciales a mi domicilio de residencia para los fines expuestos en estas políticas.
Adicional como titular de la información, acepto y entiendo que las llamadas podrán ser grabadas y monitoreadas para garantizar la calidad del servicio y obtener un soporte sobre las autorizaciones y/o acuerdos convenidos.
HORARIOS DE COMUNICACIÓN
Conforme a lo establecido en el artículo 3 de la Ley 2300 del 2023, AROMA CAFETERO S.A.S. podrá comunicarse con el Titular mediante los canales anteriormente autorizados una vez por semana, siempre y cuando AROMA CAFETERO S.A.S. haya tenido en dicha comunicación contacto directo con el Titular, de lo contrario realizará varios intentos de comunicación hasta obtener dicho contacto directo. Lo anterior dentro de los horarios dispuestos en la normativa vigente.
El Titular acepta y entiende que “Se exceptúan de las medidas anteriores los contactos que tengan como finalidad informar al consumidor sobre confirmación oportuna de las operaciones monetarias realizadas, sobre ahorros voluntarios y cesantías, enviar información solicitada por el consumidor o generar alertas sobre transacciones fraudulentos, inusuales o sospechosas.” (Ley 2300 del 2023).
Si el Titular se encuentra en el extranjero se compromete a acordar un horario con AROMA CAFETERO S.A.S para el envío de comunicaciones, de lo contrario AROMA CAFETERO S.A.S, se encuentra autorizado a realizarlas según la franja horaria colombiana.
DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LA EMPRESA informará al Titular:
Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
Cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
Adicionalmente, LA EMPRESA tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, LA EMPRESA ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LA EMPRESA sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, LA EMPRESA deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los Titulares de Datos Personales tratados por LA EMPRESA tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.
Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:
Comunicación dirigida a AROMA CAFETERO S.A.S., Medellín, Colombia.
Solicitud presentada al correo electrónico: servicioalcliente@aromacafetero.com
Solicitud presentada a través del teléfono (604)3224122.
Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:
El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada y se dará respuesta de la negativa dentro de los tiempos estipulados.
La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, LA EMPRESA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.
Las peticiones y/o consultas serán atendida por LA EMPRESA en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS
De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por LA EMPRESA deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante LA EMPRESA, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada y se dará respuesta de la negativa dentro de los tiempos estipulados.
La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por LA EMPRESA indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información: El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta. Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización, la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.
Si la solicitud se presenta incompleta, LA EMPRESA deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.
En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado al Representante Legal de LA EMPRESA, en un término máximo de tres (3) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a tres (3) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida.
El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA
Cuando se utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de LA EMPRESA, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de LA EMPRESA tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.
SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
LA EMPRESA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de LA EMPRESA se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. LA EMPRESA no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA y sus Encargados. LA EMPRESA exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.
TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES
LA EMPRESA podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales.
Igualmente, LA EMPRESA podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a LA EMPRESA cuando:
Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de LA EMPRESA.
Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.
En todo caso, cuando LA EMPRESA desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:
Los alcances y finalidades del tratamiento.
Las actividades que el Encargado realizará en nombre de LA EMPRESA.
Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y LA EMPRESA.
El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente política.
La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por LA EMPRESA como por el Encargado de los datos en su lugar de destino.
LA EMPRESA no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la ley y sus Decretos reglamentarios.
LEGISLACIÓN APLICABLE
Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el Anexo de Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, la Ley 2300 del 2023, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
VIGENCIA
Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 1 de diciembre de 2024.