Términos y Condiciones de Aroma Cafetero Soluciones S.A.S.

Identificación del Proveedor del Servicio

Aroma Cafetero Soluciones (en adelante, “la Empresa”) es una empresa legalmente constituida en Colombia, dedicada a ofrecer servicios de comodato y alquiler de máquinas de café, así como la venta de insumos (café, leche, chocolate entre otros). La Empresa está identificada como AROMA CAFETERO S.A.S., con NIT 901953832-9, domiciliada en la Carrera 43F #18-110, Medellín, Antioquia, Colombia. Para efectos de estos Términos y Condiciones, cualquier referencia a “Aroma Cafetero Soluciones S.A.S” o “la Empresa” corresponde a AROMA CAFETERO S.A.S. en su línea de negocio de comodato y alquiler de máquinas y estaciones de café.

Alcance y Condiciones Generales del Servicio

Los presentes Términos y Condiciones regulan la relación entre la Empresa y usted, como cliente o usuario de nuestros servicios de suministro de café y equipos. A través de Aroma Cafetero Soluciones se ofrecen:

Servicio de comodato de máquinas de café: Entrega de máquinas de café en préstamo de uso gratuito (comodato) al cliente, sujeto al cumplimiento de ciertas condiciones (por ejemplo, un consumo mínimo de insumos).
Servicio de alquiler de estaciones y máquinas de café: Arrendamiento de estaciones y máquinas de café mediante el pago de un canon o cuota periódica previamente acordada.
Venta de insumos: Suministro de café, leche, chocolate, vasos, mezcladores y demás complementos necesarios para la operación de las máquinas de café, vendidos por la Empresa al cliente.

Estas modalidades se comercializan exclusivamente en Colombia y a través de los canales autorizados por la compañía: sitio web oficial, comunicación vía WhatsApp, llamadas telefónicas y asesores comerciales de Aroma Cafetero Soluciones. La prestación de los servicios está limitada al territorio colombiano; no se realizan envíos ni instalaciones fuera de Colombia.

Condiciones generales: Para acceder a nuestros servicios, el cliente debe ser mayor de edad y, si actúa en nombre de una empresa, tener la capacidad legal para contratar a nombre de la misma. La formalización del servicio (ya sea comodato o alquiler) se llevará a cabo mediante un contrato o acuerdo escrito adicional que especificará las condiciones particulares (tipo de máquina, plazos, cuotas, consumo mínimo, etc.), el cual complementa estos Términos y Condiciones. En caso de discrepancia, lo estipulado expresamente en el contrato específico prevalecerá sobre estos términos generales. Todo aspecto no regulado en el contrato específico se regirá por lo aquí dispuesto.

La Empresa se reserva el derecho de aceptar o rechazar una solicitud de servicio a su discreción, por motivos legales, de cobertura geográfica, capacidad técnica u otras razones comerciales justificadas. En cualquier caso, la utilización de los servicios de Aroma Cafetero Soluciones implica la comprensión y aceptación íntegra de estos Términos y Condiciones.

Uso Adecuado de los Productos y Equipos

El cliente se compromete a dar un uso adecuado y cuidadoso a las estaciones y máquinas de café proporcionadas. Para garantizar la seguridad, la calidad y la durabilidad de los equipos, se deben seguir estas pautas de uso:

Operación correcta: Utilice las estaciones y máquinas de café según las instrucciones de uso proporcionadas por la Empresa. No opere el equipo de manera negligente, bajo condiciones inseguras o con personal no capacitado. Ante cualquier duda sobre el funcionamiento, consulte con nuestro soporte técnico antes de proceder.
Insumos recomendados: Emplee únicamente los insumos y productos recomendados o suministrados por Aroma Cafetero Soluciones (café en grano o molido, filtrantes, leche, chocolate, etc.). El uso de insumos de dudosa calidad, adulterados o no adecuados para el tipo de máquina podría dañar el equipo y anular garantías o resultar en costos de reparación a cargo del cliente.
Prohibición de modificaciones: No realice modificaciones, alteraciones ni adaptaciones no autorizadas a las máquinas. Esto incluye instalar accesorios adicionales, cambiar piezas originales, alterar los sistemas de pago (en caso de máquinas vending) o cualquier intervención técnica no proporcionada por la Empresa. Cualquier mejora o accesorio añadido por el cliente deberá ser removible y bajo su propio riesgo; la Empresa no asume responsabilidad por accesorios no autorizados ni compensará su costo al finalizar el servicio.
Limpieza y cuidados básicos: Siga las recomendaciones de limpieza periódica y mantenimiento básico que indique la Empresa. Por ejemplo, vaciar y limpiar contenedores de residuos, llenar tanques de agua con agua potable limpia, limpiar espumadores de leche después de su uso, etc. Una máquina limpia y bien cuidada garantiza la calidad del café y reduce fallas. No utilice objetos punzantes o químicos abrasivos para limpiar partes delicadas del equipo.
Ubicación e instalación adecuadas: Mantenga el equipo en un lugar seguro, nivelado y adecuado. Es responsabilidad del cliente proveer las instalaciones eléctricas apropiadas (toma corriente con conexión a tierra y voltaje adecuado) y un espacio seco y ventilado para el funcionamiento de la máquina. Evite ubicar la máquina en exteriores expuesta a lluvia o sol directo, a menos que el equipo esté diseñado para ello o la Empresa lo autorice expresamente.
Uso legal y ético: Los equipos e insumos provistos deben ser utilizados únicamente para los fines previstos (preparación de bebidas a base de café y similares) y de manera lícita. Queda estrictamente prohibido emplear las máquinas para fines ilícitos, procesamiento de sustancias no alimentarias, o cualquier otro uso que viole leyes locales o nacionales. El cliente es responsable de cualquier uso indebido que haga de los equipos.

El incumplimiento de estas pautas de uso adecuado faculta a la Empresa a tomar medidas correctivas. Dichas medidas pueden incluir la suspensión del servicio, el retiro del equipo en comodato o la terminación anticipada del contrato de alquiler, según la gravedad de la infracción. Asimismo, cualquier daño o perjuicio causado al equipo por uso inadecuado será responsabilidad del cliente, quien deberá asumir los costos de reparación o reemplazo correspondientes (ver sección de Responsabilidad del Cliente más adelante).

Proceso de Solicitud y Entrega del Servicio

Para adquirir una estación o máquina de café en comodato o alquiler y comenzar a disfrutar de nuestros productos, el cliente deberá seguir el siguiente proceso, diseñado para ser ágil y claro:

Solicitud Inicial: El cliente puede solicitar información o cotización a través de nuestros canales oficiales – página web de Aroma Cafetero Soluciones, chat o mensaje de WhatsApp, línea telefónica de ventas, o directamente con nuestros asesores comerciales autorizados. En esta etapa inicial recopilaremos información básica, como el tipo de negocio o lugar donde se instalará la máquina, el estimado de consumo de café (por ejemplo, número de tazas/día) y las necesidades específicas (tipo de bebidas deseadas, preferencia de máquina, entre otros).
Asesoría y Cotización: Un asesor de la Empresa contactará al cliente para brindarle asesoría personalizada. Se le presentarán las opciones de máquinas de café adecuadas (modelos disponibles) y la modalidad de servicio recomendada (comodato vs. alquiler) de acuerdo con su perfil y necesidades. Se entregará una cotización o propuesta formal que incluirá: especificaciones de la(s) máquina(s), condiciones económicas (canon de alquiler mensual o consumo mínimo requerido en comodato), precios de insumos, duración del contrato propuesta, y cualquier otro detalle relevante.
Aprobación y Contratación: Si el cliente está de acuerdo con la propuesta, deberá proporcionar la documentación requerida para la vinculación y suscribir el contrato de servicio correspondiente. Esta contratación puede realizarse de forma física (firmando los documentos presentados por el asesor) o de forma digital (firmando electrónicamente o aceptando términos a través de nuestros medios electrónicos seguros), según lo determine la Empresa. Al firmar el contrato o acuerdo, el cliente confirma su aceptación de estos Términos y Condiciones generales, así como de las condiciones particulares consignadas en el contrato.
Programación de Entrega: Una vez formalizado el acuerdo, la Empresa coordinará la entrega e instalación del equipo. Un representante se comunicará con el cliente para definir la fecha, hora y lugar de entrega de la estación o máquina de café. La entrega se realiza en la dirección acordada dentro del territorio colombiano, junto con los insumos acordados y manuales de uso. En ciudades principales, el tiempo de entrega típico se informa al cliente (por ejemplo, dentro de 5 a 7 días hábiles tras la firma, sujeto a disponibilidad de inventario y ubicación del cliente). En caso de ubicaciones alejadas de los centros urbanos, se informará si hay algún plazo adicional o logística especial.
Instalación y Capacitación: El día pactado, personal técnico de la Empresa entregará la estación o máquina en el sitio. Se realizará la instalación del equipo (conexión eléctrica, pruebas de funcionamiento, configuración inicial) y se brindará una capacitación básica al cliente o al personal designado por el cliente sobre el uso correcto de la máquina, preparación de las bebidas, limpieza diaria y recomendaciones de mantenimiento preventivo. Se levantará un acta de entrega en la que constará que el equipo fue recibido en perfectas condiciones de funcionamiento, junto con los accesorios suministrados.
Suministro de insumos: Desde la entrega en adelante, el cliente podrá adquirir los insumos (café, leche, etc.) a la Empresa conforme los necesite. Estos pueden pedirse a través de los mismos canales (página web, WhatsApp, teléfono o con el asesor comercial asignado). La Empresa podrá programar entregas periódicas automáticas si así se acuerda (por ejemplo, envío mensual de café de acuerdo con el consumo promedio) o bajo pedido del cliente. En caso de contratos de comodato con consumo mínimo, se hará seguimiento para asegurar el abastecimiento de dicho mínimo mensualmente.
Atención post-venta: Tras la instalación, el cliente cuenta con soporte continuo (ver sección de Garantías, Mantenimiento y Soporte Técnico). Cualquier inconveniente con la máquina o ajuste necesario se atenderá a través de los canales de contacto de servicio al cliente. Adicionalmente, la Empresa puede realizar visitas de seguimiento para asegurar la satisfacción del cliente y el correcto funcionamiento del servicio.

Importante: La entrega del equipo en comodato no tiene costo para el cliente (salvo que se especifiquen gastos de flete en situaciones particulares fuera de áreas de cobertura estándar). Sin embargo, si por alguna razón imputable al cliente la entrega o instalación debe reprogramarse (por ejemplo, por no encontrarse nadie en la dirección acordada en la fecha convenida, o no contar con las adecuaciones básicas requeridas de espacio o electricidad), la Empresa coordinará una nueva visita y podría cobrar costos adicionales por desplazamientos extraordinarios.

La Empresa se compromete a cumplir con los tiempos de entrega acordados y a mantener informado al cliente de cualquier novedad. Una vez entregada e instalada la máquina o estación de servicio, la responsabilidad de custodia del equipo pasa al cliente conforme a estos términos.

Condiciones de Pago y Consumo Mínimo

Las condiciones económicas por el uso de las estaciones o máquinas de café y la compra de insumos se regirán por la modalidad de servicio contratada y lo estipulado en la propuesta/contrato específico. A continuación, se describen las pautas generales para pagos y, en su caso, consumos mínimos:

Modalidad de Alquiler (Arrendamiento): En el caso de alquiler de la estación de servicio o máquina, el cliente pagará un canon de arrendamiento (cuota) con la periodicidad acordada, usualmente mensual. El valor del canon, la fecha de vencimiento y el método de pago (por ejemplo, débito automático, transferencia bancaria, pago en línea, etc.) quedarán establecidos en el contrato. El pago puntual es esencial; en caso de retraso en el pago del alquiler, la Empresa podrá aplicar intereses moratorios de acuerdo con la ley colombiana vigente o lo pactado, y/o suspender temporalmente el servicio hasta que se normalice la situación. La falta de pago reiterada constituye incumplimiento grave y podría derivar en la terminación anticipada del contrato y retiro del equipo por parte de la Empresa.
Modalidad de Comodato (Préstamo sin costo): En el comodato, la Empresa entrega la máquina sin cobrar un alquiler, condicionado a un consumo mínimo de insumos adquirido mensualmente por el cliente. El detalle del consumo mínimo se definirá en el contrato según el tipo de máquina y las necesidades del cliente. El cliente se compromete a comprar dichos insumos exclusivamente a través de la Empresa, en las cantidades acordadas o superiores.

Control de consumo mínimo: La Empresa llevará un registro mensual de las compras de insumos del cliente. Si en un mes dado el cliente no alcanza el consumo mínimo pactado, la Empresa podrá tomar, previa notificación, alguna de las siguientes medidas según lo acordado contractualmente: (a) Facturar la diferencia hasta completar el mínimo (cobrando al cliente un valor equivalente a los insumos no comprados del mínimo requerido), (b) Cobrar un canon de alquiler compensatorio por ese mes en que no se cumplió el mínimo, o (c) Convertir la modalidad de comodato en un contrato de alquiler regular con un canon mensual fijo, o en último caso, (d) retirar la máquina por incumplimiento de las condiciones de comodato. Estas medidas buscan asegurar el equilibrio económico del comodato y serán informadas claramente al cliente al inicio del servicio.
Exceso de consumo: No existe penalización por consumir más allá del mínimo; el cliente puede comprar cuantos insumos necesite. En caso de volúmenes muy superiores a lo previsto inicialmente, la Empresa podrá coordinar con el cliente entregas más frecuentes o mayores para garantizar el abastecimiento.

Precios de insumos y facturación: Los precios de venta de café, leche, y demás complementos serán los vigentes al momento de cada pedido, los cuales serán informados al cliente a través de listas de precios, cotizaciones o la página web. Todos los precios incluyen impuestos aplicables (por ejemplo, IVA) salvo que se indique lo contrario. La Empresa emitirá las facturas correspondientes tanto por los cánones de alquiler (si aplica) como por las compras de insumos. El cliente recibirá las facturas en formato electrónico al correo registrado o en físico según preferencia. Es obligación del cliente revisar las facturas y notificar cualquier discrepancia en un plazo razonable (por ejemplo, dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recepción). De no haber reclamos en ese periodo, se entenderá que el cliente está de acuerdo con los valores facturados.
Formas de pago: La Empresa pone a disposición diversas formas de pago seguras para la comodidad del cliente. Estas pueden incluir: transferencia o consignación bancaria a la cuenta indicada en la factura, pago en línea con tarjeta de crédito o débito (a través de nuestro portal web o enlace de pago enviado), débito automático programado (con autorización previa del cliente), pagos en efectivo mediante recaudo en entidades aliadas, entre otros. Cualquier costo financiero asociado al método de pago (por ejemplo, comisiones por pagos con tarjeta) será informado al cliente en el momento oportuno. La moneda de pago es el peso colombiano (COP); todos los cargos se realizarán en esta moneda.
Depósito o garantía (si aplica): Dependiendo de la evaluación del cliente o de la modalidad, la Empresa podrá solicitar un depósito de seguridad reembolsable o una garantía equivalente (por ejemplo, un pagaré firmado) al inicio del contrato. Esto se pactará antes de la firma del acuerdo. En caso de exigirse un depósito, su valor, condiciones de devolución y eventuales causales de retención parcial o total (por daños al equipo, incumplimientos, saldos pendientes, etc.) quedarán claramente estipulados en el contrato de comodato/alquiler. Si al finalizar la relación contractual no hay pendientes ni daños atribuibles al cliente, el depósito será devuelto en su totalidad en el plazo establecido.
Ajustes y Revisiones: La Empresa se reserva el derecho de revisar periódicamente los valores de los cánones de alquiler y de los precios de insumos, en función de factores como inflación, variación de costos de importación o producción de café, ajustes por disposición legal (p.ej., cambios en la tasa de IVA) u otros factores de mercado. Cualquier ajuste en el canon de alquiler durante la vigencia de un contrato a plazo fijo se realizará según lo pactado en el mismo (por ejemplo, algunos contratos pueden fijar el canon por todo el periodo, otros pueden permitir ajustes anuales con base en el IPC u otro índice). En el caso de comodato, los mínimos de consumo pactados generalmente se mantendrán estables por el periodo acordado, salvo que por mutuo acuerdo se renegocie en función de incrementos significativos en la demanda. Los cambios en la lista de precios de insumos serán comunicados a los clientes con antelación razonable (por ejemplo, a través de correo electrónico o publicación en la web), especialmente si afectan sus compras recurrentes.
Impuestos: Todos los pagos y cobros estarán sujetos a los impuestos de ley. En Colombia, los servicios de arrendamiento de bienes muebles y la venta de café e insumos pueden estar gravados con IVA (Impuesto al Valor Agregado) a la tarifa vigente (actualmente, por ejemplo, el 19% para la mayoría de bienes y servicios, salvo exenciones específicas). Las facturas discriminarán los valores antes de impuestos y el IVA aplicado cuando corresponda. El cliente, al ser el consumidor final en muchos casos, asume el pago de estos impuestos que irán incluidos en el precio final facturado.

Cumplir oportunamente con las obligaciones de pago y/o consumo mínimo acordadas es esencial para la continuidad del servicio. La Empresa valoriza la transparencia, por lo que no se agregarán cargos ocultos; cualquier cargo extra (por ejemplo, por servicios adicionales, transporte especial, etc.) será previamente informado y acordado con el cliente.

Responsabilidad del Cliente

Al utilizar los servicios de Aroma Cafetero Soluciones, el cliente asume una serie de responsabilidades destinadas a garantizar la correcta operación del servicio y la protección de los equipos entregados. A continuación se detallan las principales responsabilidades del cliente:

Cuidado y custodia del equipo: Desde el momento de la entrega e instalación, el cliente es el custodio responsable de la máquina de café o estación de servicio y sus accesorios entregados. Esto implica que debe protegerlos de daños, robo, pérdida, maltrato o uso indebido. En caso de que el equipo sufra daños por caídas, golpes, uso de insumos inadecuados, negligencia en su cuidado, o sea objeto de hurto o siniestro en las instalaciones del cliente, este deberá notificar de inmediato a la Empresa. Dependiendo del caso, el cliente podría ser responsable de cubrir los costos de reparación o reposición del equipo (total o parcial). Se recomienda que, si la máquina va a estar en un lugar de acceso al público, el cliente tome precauciones adicionales de seguridad (por ejemplo, anclarla, ubicarla en zonas vigiladas o cerradas con llave fuera de horario de atención, etc.).
Utilización por personal autorizado: El cliente debe asegurarse de que solo personas capacitadas o instruidas adecuadamente utilicen la máquina de café o estación de servicio. Si bien no se requiere un técnico para operarla en el día a día, es importante que los empleados o encargados designados conozcan las instrucciones básicas. El cliente responderá por los actos de terceras personas a su cargo que hagan uso del equipo. En entornos de autoservicio (por ejemplo, si la máquina está al alcance de clientes finales en un autoservicio o evento), el cliente debe supervisar razonablemente el uso para evitar maltrato del equipo.
Entorno adecuado y suministros básicos: El cliente es responsable de proveer las condiciones básicas para el funcionamiento del equipo, tales como: suministro eléctrico estable (y pago del consumo eléctrico que genere la máquina), suministro de agua potable para llenado (a menos que se tenga conexión directa, en cuyo caso proporcionar la toma necesaria), espacio suficiente y limpio para operar, y, de ser el caso, materia prima fresca (por ejemplo, leche refrigerada en máquinas que la requieran). Si el equipo requiere conexión a una red de agua o drenaje, el cliente debe facilitar esos puntos según las especificaciones dadas. Cualquier costo asociado a adecuaciones en el sitio del cliente (adecuación eléctrica especial, muebles para la máquina, instalación de tomas de agua, etc.) serán a cargo del cliente, salvo que expresamente la Empresa ofrezca encargarse de ello.
Pago de servicios y consumos: Tal como se detalla en la sección de pagos, es responsabilidad del cliente efectuar los pagos acordados (cánones de alquiler, compras de insumos, etc.) de manera puntual y completa. Así mismo, en comodato, debe cumplir con los mínimos de consumo. El cliente debe gestionar internamente sus aprobaciones de pago o presupuesto para evitar retrasos. En caso de cualquier dificultad para cumplir con una obligación de pago en la fecha prevista, el cliente debe informar a la Empresa oportunamente para buscar alternativas o planes de pago si aplica; la falta de comunicación y el simple incumplimiento conllevará las consecuencias estipuladas.
Comunicación de incidencias: El cliente se compromete a reportar de inmediato a la Empresa cualquier falla técnica, avería, alarma inusual en la máquina, o situación anómala relacionada con el servicio. También se deben reportar circunstancias como cambios en el lugar de instalación (si se va a mover la máquina de la ubicación original, esto debe ser autorizado por la Empresa), reformas en el local que puedan afectar al equipo, o cualquier hecho relevante (por ejemplo, si el negocio cierra temporalmente, si habrá cortes de energía programados, etc.). Una comunicación fluida permite a la Empresa tomar acciones preventivas o correctivas a tiempo, evitando agravamiento de daños.
Cumplimiento legal y normativo: Si el cliente utiliza la máquina de café o la estación de servicio en un establecimiento comercial, es su responsabilidad cumplir con las regulaciones locales aplicables a su negocio. Por ejemplo, normativas sanitarias en la manipulación de alimentos y bebidas (asegurando la limpieza del área, personal con carnet de manipulación de alimentos si la normativa lo exige, etc.), o normativas de seguridad eléctrica en su local. La máquina entregada cumple con estándares de calidad y certificados requeridos; aun así, el cliente debe operar dentro del marco de la ley. Cualquier sanción, multa o reclamo de terceros derivado de la operación de la máquina en las instalaciones del cliente será de responsabilidad del cliente, salvo que se pruebe un defecto intrínseco del equipo no provocado por el uso.
No subarrendamiento ni cambio de subarrendar, ceder, prestar a un tercero, o trasladar a otro lugar el equipo titularidad: El cliente no podrá proporcionado sin autorización escrita de la Empresa. El servicio está contratado exclusivamente para el cliente y la ubicación acordada. En caso de requerir un traslado temporal o permanente de la máquina a otro sitio (por ejemplo, cambio de sede del negocio), deberá solicitar aprobación a la Empresa, la cual evaluará las condiciones (nueva ciudad o barrio, disponibilidad de soporte en esa zona, etc.) y autorizará con las condiciones que correspondan. Ceder el contrato o los derechos del mismo a un tercero (por venta del negocio, cambio de administración, etc.) igualmente requerirá autorización y posiblemente la suscripción de un nuevo contrato con el nuevo usuario.
Responsabilidad por daños a terceros: Aunque la Empresa provee equipos seguros y en buen estado, el cliente asume la responsabilidad por cualquier daño o perjuicio a terceros que pudiese derivarse de la operación cotidiana de la máquina en su poder. Esto incluye, por ejemplo, accidentes por derrame de bebidas calientes servido a terceros, daños por mal uso de la máquina que causen lesiones, etc., en la medida en que dichos eventos no obedezcan a una falla técnica imputable al equipo en sí. Se recomienda al cliente contar con seguros de responsabilidad civil para su establecimiento que cubran este tipo de situaciones (muchos comercios los tienen de forma general, lo cual incluiría la operación de una máquina de café).
Deber de devolución del equipo: Al finalizar el contrato o ante la terminación del servicio (ya sea por expiración del plazo, decisión de cancelación o por incumplimiento), el cliente es responsable de devolver la máquina de café o estación de servicio y demás bienes proporcionados en comodato o alquiler. Esta devolución debe hacerse en las condiciones acordadas (ver sección Propiedad de los Equipos y Devoluciones o Cancelaciones). El cliente debe facilitar el acceso al personal de la Empresa para el retiro del equipo en la fecha pactada de finalización. Si por causa imputable al cliente no es posible retirar el equipo (por ejemplo, no permitir el ingreso en la fecha acordada, o si el equipo no se encuentra en la ubicación informada por haberlo movido sin permiso), el cliente seguirá siendo responsable por la custodia y posibles daños en ese lapso, y deberá indemnizar a la Empresa por cualquier costo extra en que deba incurrir para recuperar sus bienes.

En resumen, el cliente actúa como guardián del equipo y aliado en la correcta prestación del servicio. El cumplimiento de estas responsabilidades por parte del cliente garantiza una experiencia exitosa y sin contratiempos, beneficiando a ambas partes. Cualquier incumplimiento grave de estas obligaciones por parte del cliente puede ser considerado causal de terminación del contrato y retiro de los equipos, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar para resarcir daños o recuperar saldos pendientes.

Propiedad de los Equipos

Todos los equipos proporcionados por Aroma Cafetero Soluciones en comodato o en alquiler (máquinas de café, estaciones de servicios, molinos, dispensadores, módulos, filtros de agua, y cualquier otro accesorio entregado) son y seguirán siendo en todo momento propiedad exclusiva de la Empresa o de sus aliados comerciales, salvo que explícitamente se pacte la transferencia de propiedad (por ejemplo, venta) en un contrato separado. En tal sentido, se establecen las siguientes condiciones relativas a la propiedad de los equipos:

Sin transferencia de dominio: La entrega de la máquina o estación de servicio al cliente bajo comodato o arrendamiento no implica en ningún caso transferencia de la propiedad del equipo al cliente. El cliente obtiene únicamente el derecho de usar el equipo durante la vigencia del acuerdo, bajo las condiciones pactadas. Al término del contrato, o ante su terminación anticipada por cualquier causa, el cliente debe restituir el equipo a la Empresa. No se considera, salvo pacto excepcional, ninguna opción de compra automática al final; cualquier intención de compra del equipo deberá ser negociada aparte y por escrito.
Identificación y seguimiento: Los equipos pueden estar identificados con etiquetas, números de serie, códigos patrimoniales u otros marcadores de propiedad de la Empresa. El cliente se compromete a no alterarlos, removerlos u ocultarlos. La Empresa podrá realizar inventarios o inspecciones para verificar la existencia y estado de sus equipos previa coordinación con el cliente.
Prohibición de gravámenes: El cliente no podrá dar en prenda, garantía, ni someter a ningún gravamen o embargo los equipos que son propiedad de la Empresa. Asimismo, no podrá disponer de ellos en actos jurídicos (venta, permuta, etc.) dado que no le pertenecen. En caso de que un tercero intentara hacer valer algún derecho sobre la máquina (por ejemplo, un embargo judicial en las instalaciones del cliente que involucre bienes del mismo), el cliente debe informar que el equipo es de propiedad de un tercero (la Empresa) y notificar de inmediato a Aroma Cafetero Soluciones para que se tomen las acciones legales pertinentes. Cualquier coste o perjuicio que sufra la Empresa por el desconocimiento de esta condición por parte del cliente deberá ser asumido por este último.
Retiro oportuna de los equipos: Al finalizar la relación contractual, la Empresa coordinará el retiro del equipo. El cliente se compromete a permitir y facilitar dicho retiro. El equipo debe devolverse en un estado equivalente al de la entrega, considerando el desgaste natural por el uso normal. Se tolera el desgaste normal (por ejemplo, rayas menores, decoloración por uso), pero no daños significativos, faltantes de piezas o desperfectos causados por mal uso. De existir tales daños o faltantes, la Empresa podrá cobrar al cliente el valor de la reparación o reposición necesaria, deduciéndolo de garantías entregadas (si las hubo) o facturándolo separadamente.
Desgaste natural vs. daños: Siguiendo el punto anterior, se diferencia entre el desgaste natural del equipo (deterioro gradual e inevitable por el paso del tiempo y el uso para el que fue diseñado, como desgaste de muelas de molino, reducción de eficiencia de calentadores, etc., lo cual es asumido por la Empresa dentro de sus planes de mantenimiento) y los daños o pérdidas por causas externas (mal uso, accidentes, negligencia, etc., los cuales son responsabilidad del cliente). El cliente no será responsable por fallas o deterioros derivados del desgaste normal, siempre y cuando haya usado el equipo de acuerdo con las recomendaciones. Sin embargo, si al recibir el equipo de vuelta se encuentran daños más allá del desgaste normal, la Empresa notificará al cliente y presentará la evaluación de costos.
Equipos en comodato vs en alquiler: Tanto en comodato como en alquiler, la propiedad sigue siendo de la Empresa. En la práctica, la diferencia es que en el comodato no hay pago por el uso del equipo, mientras que en el alquiler sí lo hay; pero en ambos casos, aplica lo aquí descrito sobre propiedad. Ninguna actuación del cliente durante el plazo (como haber invertido en su mantenimiento, reparaciones, etc.) le dará derecho de propiedad o retención sobre el bien. Tampoco la eventual compra de grandes cantidades de insumos le confiere derecho sobre la propiedad de la máquina.
Reposición por renovación o actualización: La Empresa se reserva el derecho de sustituir el equipo por otro de características similares o superiores durante la vigencia del servicio, ya sea por mejoras tecnológicas, renovación de inventario, o necesidad de retirar un modelo del mercado. En tal caso, se coordinará con el cliente la entrega de la nueva máquina y retiro de la anterior, sin costo para el cliente y sin alterar significativamente el servicio (salvo adaptaciones positivas, como entrenar en funcionalidades nuevas). La nueva máquina seguirá sujeta a estas mismas condiciones de propiedad. El cliente no adquiere derecho de propiedad sobre la máquina retirada ni sobre la nueva entregada.
Consecuencias del no retorno del equipo: Si, llegado el momento de la terminación del contrato, el cliente no devuelve el equipo en la fecha acordada y no media una justificación válida o acuerdo de extensión, cada día de retención indebida del equipo podrá ser facturado como día de alquiler adicional (aunque haya sido comodato, se podrá cobrar un alquiler por la tenencia fuera de término) hasta la recuperación efectiva. Además, la Empresa podrá emprender acciones legales para la recuperación de su propiedad. En casos de negativa a la devolución, se considerará como apropiación indebida del bien ajeno, con las implicaciones legales que ello conlleva según la legislación colombiana.

En síntesis, los equipos siguen perteneciendo a Aroma Cafetero Soluciones. El cliente los tiene temporalmente para su beneficio, pero debe siempre tener presente que debe cuidarlos y devolverlos. Esta claridad en la propiedad nos permite brindar el servicio a múltiples clientes garantizando la disponibilidad y buen uso de nuestros activos.

Garantías, Mantenimiento y Soporte Técnico

Aroma Cafetero Soluciones se compromete a asegurar el correcto funcionamiento de las máquinas de café o estaciones de servicio entregadas, brindando garantías y servicios de mantenimiento y soporte técnico durante la vigencia de la relación contractual. El objetivo es minimizar interrupciones en el servicio y mantener la calidad óptima de las bebidas. A continuación se describen las condiciones de garantías y soporte:

Garantía de funcionamiento: Todas las máquinas de café y estaciones de servicio proporcionadas se entregan en óptimas condiciones y su correcto funcionamiento está garantizado. En caso de presentarse fallas de fabricación o defectos inherentes al equipo, la Empresa se encargará de reparar o reemplazar las partes defectuosas sin costo para el cliente. Esta garantía cubre defectos técnicos no imputables al uso durante todo el periodo del comodato o alquiler. Si el equipo sufre desperfectos por causas naturales (ejemplo: fallo electrónico súbito, desgaste anormal de una pieza por defecto de fábrica), el cliente debe notificar a la Empresa y esta gestionará la solución a la brevedad posible.
Mantenimiento preventivo: La Empresa llevará a cabo mantenimientos preventivos periódicos a las máquinas, con el fin de prolongar su vida útil y evitar fallas sorpresivas. La frecuencia de estos mantenimientos dependerá del tipo de equipo y la intensidad de uso, pero típicamente puede ser cada cierto número de meses o de tazas servidas (según lo indique el fabricante). El mantenimiento preventivo incluye tareas como: limpieza interna profunda, verificación y ajuste de componentes, cambio de filtros de agua o cartuchos si aplica, lubricación de piezas móviles, y comprobación de parámetros de funcionamiento. La Empresa coordinará con el cliente las visitas de mantenimiento con anticipación, de modo que se afecte lo menos posible la operación normal del cliente (por ejemplo, realizando la visita en horarios de menor uso cuando sea posible). El cliente debe conceder acceso al personal técnico y facilitar el ambiente para que el mantenimiento se realice. Estos mantenimientos programados no tendrán costo adicional para el cliente (están incluidos como parte del servicio).
Soporte técnico correctivo: En caso de que la máquina presente una avería o falla inesperada, el cliente debe comunicarse de inmediato con nuestros canales de soporte técnico 3007395660 La Empresa ofrecerá orientación telefónica inmediata; en muchos casos, problemas menores pueden resolverse con asistencia remota (por ejemplo, reiniciar el equipo, verificar configuraciones, desbloquear el molino si algún grano lo atascó, etc.). Si la falla no se resuelve de forma remota, se programará una visita técnica en el sitio lo antes posible. Aroma Cafetero Soluciones se esfuerza por atender las incidencias técnicas en un plazo máximo de 24 a 48 horas hábiles en las principales ciudades donde tiene cobertura directa, y lo más pronto posible en otras localidades (en casos alejados, podría gestionarse apoyo de técnicos aliados locales). Si la reparación toma tiempo o requiere repuestos que no están disponibles de inmediato, la Empresa evaluará proporcionar una máquina de reemplazo temporal para que el cliente no detenga su servicio de café, especialmente si se prevé que la reparación tardará más de 2 días hábiles.
Alcance del soporte y excepciones: El mantenimiento y soporte técnico cubren las reparaciones derivadas de fallas técnicas normales y desgaste natural. No cubren reparaciones necesarias por mal uso, negligencia o daños accidentales causados por el cliente o terceros bajo su responsabilidad. En tales casos (por ejemplo, si se evidencia que la máquina se cayó, o se le ingresó un objeto extraño, o se usó un producto inadecuado que la averió), la Empresa de todos modos asistirá al cliente en la reparación, pero los costos de dicha reparación o reposición de piezas serán facturados al cliente. Antes de proceder, se le informará el diagnóstico y el costo estimado, para que apruebe la reparación a su cargo. La garantía tampoco cubre eventos de fuerza mayor como incendios, inundaciones, fluctuaciones de voltaje extremas externas, etc.; aunque la Empresa apoyará al cliente en conseguir reparar o sustituir el equipo, es posible que esos casos deban tratarse como siniestros fuera de garantía.
Reposición de equipos: Si una máquina presenta fallas recurrentes o críticas a pesar de las reparaciones (por ejemplo, resulta ser defectuosa de fábrica), la Empresa gestionará su reemplazo definitivo por otro equipo de igual características o especificaciones similares, sin costo para el cliente. La decisión de reemplazo la tomará la Empresa tras las evaluaciones técnicas pertinentes. El cliente deberá colaborar en la sustitución (permitiendo el retiro del equipo anterior y la instalación del nuevo).
Disponibilidad de repuestos: Aroma Cafetero Soluciones garantiza que cuenta con repuestos y piezas originales o certificadas para las marcas y modelos de máquinas que provee. En la eventualidad de que un repuesto específico no esté disponible de inmediato en inventario nacional (por ejemplo, una tarjeta electrónica especial), la Empresa informará al cliente del tiempo estimado de importación o consecución. Si dicho tiempo es muy prolongado, se optará por la máquina de reemplazo temporal o definitiva como se indicó antes.
Soporte sobre insumos: Además del equipo, brindamos soporte sobre los insumos. Si el cliente tiene dudas sobre la preparación de alguna bebida, calibración de la molienda del café, o cualquier aspecto para obtener la mejor calidad en taza, nuestros asesores están disponibles para guiarle (por teléfono o incluso visita si es necesario). Si algún insumo suministrado presenta problemas de calidad (por ejemplo, lote de café con sabor inusual, leche en polvo que no espuma adecuadamente, etc.), el cliente debe informarlo para gestionar el análisis y cambio del producto si corresponde (ver también Políticas de Devoluciones).
Capacitación continua: En caso de rotación de personal del cliente o necesidad de reentrenamiento, la Empresa puede proporcionar capacitaciones adicionales en el uso de la máquina y recetas de café. Estas pueden o no tener costo dependiendo de la frecuencia y profundidad, pero siempre buscaremos que el cliente se sienta cómodo operando el sistema. Mantenemos también manuales de usuario y material didáctico disponibles (formato físico o digital) que el cliente puede solicitar o descargar.
Limitación de responsabilidad técnica: La Empresa hará su mejor esfuerzo por mantener el equipo funcionando al 100%. No obstante, no garantizamos un tiempo de actividad del 100% ya que pueden ocurrir fallas imprevistas. El cliente entiende que, si bien se actuará con diligencia en las reparaciones, podrían existir periodos breves en que la máquina no esté operativa. La Empresa no será responsable por pérdidas económicas indirectas que esto ocasione al cliente (por ejemplo, pérdida de ventas de café en su negocio durante las horas de inactividad), más allá de cumplir con reestablecer el servicio o proveer soluciones alternativas en un plazo razonable. En ningún caso la responsabilidad de la Empresa por daños directos excederá el equivalente a los valores pagados por el cliente en el mes en curso por el servicio, lo anterior en el remoto caso de que una falla del equipo cause daños demostrables en otras propiedades del cliente. Este límite no aplica en casos de dolo o incumplimiento grave atribuible a la Empresa, pero sí en situaciones fortuitas o derivadas del uso normal.

En resumen, Aroma Cafetero Soluciones respalda sus productos y servicios con un sólido apoyo técnico. El cliente puede tener la tranquilidad de que no estará solo: ante cualquier inconveniente, cuenta con un equipo listo para resolverlo. A cambio, se espera del cliente un uso adecuado (como ya se indicó) y la cooperación necesaria para realizar mantenimientos y atender recomendaciones técnicas.

Políticas de Devoluciones o Cancelaciones

Entendemos que pueden surgir circunstancias en las cuales el cliente necesite cancelar el servicio, devolver equipos o gestionar la devolución de insumos adquiridos. A continuación, se establecen las políticas para cancelación del servicio de comodato/alquiler de máquinas o estaciones de servicios y para devoluciones de productos (insumos) cuando aplique:

Cancelación o Terminación del Servicio (Comodato/Alquiler de Máquinas):

Por parte del cliente (terminación voluntaria anticipada): Si el cliente desea dar por terminado el contrato de comodato o alquiler antes del plazo pactado inicialmente, deberá notificarlo por escrito a la Empresa (vía correo electrónico o carta dirigida a nuestros canales de contacto) con al menos 30 días de anticipación (salvo que en el contrato se especifique un plazo diferente de preaviso). La terminación anticipada sin causa justificada acordada podrá implicar la aplicación de una penalidad o cargo por cancelación anticipada, según lo estipulado en el contrato. Esta penalidad busca cubrir parte de los costos incurridos por la Empresa (por ejemplo, instalación, logística, depreciación acelerada del equipo, etc.) y usualmente decrece a medida que el cliente haya permanecido más tiempo con el servicio. El monto exacto o fórmula de dicha compensación estará indicado en el contrato (por ejemplo, un porcentaje de los cánones restantes en un alquiler, o un cargo fijo si la cancelación es antes de X meses en un comodato). Si no se pactó penalidad específica, la Empresa podría facturar un mes adicional de servicio en concepto de indemnización. Una vez recibida la notificación de cancelación y acordadas las condiciones de terminación (incluyendo pago de penalidades si aplican), se coordinará la fecha de retiro del equipo y liquidación final.
Por parte de la Empresa: Aroma Cafetero Soluciones podrá dar por terminado el contrato de manera anticipada si el cliente incurre en incumplimientos graves de estos Términos y Condiciones o de las obligaciones contractuales. Se consideran incumplimientos graves, entre otros: falta de pago de dos o más mensualidades de alquiler (o períodos de consumo mínimo) a pesar de requerimientos de pago, uso indebido o dañino de los equipos que ponga en riesgo su integridad, traslado no autorizado de la máquina, negación injustificada a permitir mantenimiento o inspecciones, o violación de las leyes en relación con el uso del equipo. En tales casos, la Empresa notificará al cliente su intención de terminar el contrato de inmediato o en un plazo corto (por ejemplo, 15 días) y procederá a retirar la máquina. Si la terminación se debe a causa imputable al cliente, la Empresa se reserva el derecho de exigir el pago de los perjuicios causados y de cualquier saldo pendiente. Por el contrario, si la Empresa debiera cancelar el contrato por razones propias (por ejemplo, decisión de descontinuar el servicio en cierta región, o fuerza mayor que impida continuar), procurará informar al cliente con suficiente antelación y no aplicará penalizaciones al cliente, facilitando una transición lo más ordenada posible.
Proceso de devolución del equipo: Sea por finalización normal del plazo contractual o por cancelación anticipada, el cliente debe devolver la máquina de café o estaciones de servicios y accesorios a la Empresa. Se coordinará una fecha y hora para que personal de Aroma Cafetero Soluciones acuda a desinstalar y recoger el equipo. En esa visita de retiro, se revisará el estado del equipo en presencia del cliente. Si todo está conforme (funcionando o con el desgaste razonable), se firmará un acta de devolución conforme. Si se detectan daños o faltantes, se dejará constancia y posteriormente la Empresa valorará los costos de reparación/reposición, facturando dichos valores al cliente o descontándolos de garantías/depósitos. El cliente deberá facilitar el acceso para la retirada; en caso de no hacerlo en la fecha acordada sin justificación, se podrá incurrir en las sanciones por no retorno mencionadas en Propiedad de los Equipos.
Obligaciones posteriores: Tras la terminación, el cliente deberá pagar cualquier saldo pendiente por insumos suministrados o servicios prestados hasta la fecha de terminación. Si hubiera insumos en tránsito o pedidos no entregados al momento de cancelar, el cliente puede optar por recibirlos (si los pagó por anticipado) o cancelarlos si aún no se han procesado. Si se había cobrado un depósito de garantía, la Empresa evaluará los montos a devolver según las condiciones (por ejemplo, descontando daños o facturas pendientes) y reintegrará el saldo al cliente dentro del plazo estipulado (generalmente de 15 a 30 días hábiles post devolución del equipo). Ambas partes quedan libres de futuras obligaciones a partir de la terminación, salvo aquellas que por su naturaleza deban sobrevivir (por ejemplo, obligaciones de confidencialidad, o pagos pendientes).

Devoluciones de Productos e Insumos:

Derecho de retracto (compras en canales no presenciales): Si el cliente ha comprado insumos (por ejemplo, café, leche u otros productos) a través de medios no presenciales (página web, teléfono, WhatsApp) para entrega a domicilio, y dicha compra fue para su uso propio como consumidor final, le asiste el derecho de retracto consagrado en la ley colombiana (Ley 1480 de 2011, artículo 47). Esto significa que puede devolver el producto dentro de los 5 días hábiles siguientes a su entrega, siempre y cuando el producto esté sin usar, en su empaque original y en las mismas condiciones en que se entregó. Para ejercer este derecho, el cliente deberá comunicar su decisión a la Empresa dentro de ese plazo, a través de los canales de atención, y devolver el producto a la dirección que se le indique. Los costos de transporte de la devolución por retracto serán asumidos por el cliente, según la ley, a menos que la Empresa voluntariamente ofrezca cubrirlos. Una vez recibido el producto devuelto y verificado que está en buen estado, se gestionará la devolución del dinero al cliente en un plazo no mayor a 30 días calendario. Este derecho de retracto no aplica para productos que hayan sido abiertos o usados, o para insumos perecederos cuyo sello de calidad/seguridad haya sido roto, excepto cuando el motivo de la devolución sea una falla de calidad (ver siguiente punto).
Devolución por defectos o calidad insatisfactoria: Aroma Cafetero Soluciones se enorgullece de la calidad de sus insumos. Si el cliente recibe un producto que presente defectos de calidad, daños en el empaque que afecten el contenido, o no corresponda a lo solicitado (error en el despacho), tiene derecho a reclamar y devolver o cambiar dicho producto. En tales casos, el cliente debe informar el problema dentro de un plazo razonable (idealmente no más de 5 días hábiles desde la recepción). La Empresa coordinará el retiro del producto defectuoso y su reemplazo por uno en buen estado, sin costo adicional para el cliente, o alternativamente, la emisión de una nota crédito o reembolso por el valor pagado, según prefiera el cliente. Ejemplos: si un paquete de café llegó abierto o con humedad, se cambiará por uno nuevo; si se entregó un tipo de insumo equivocado, se recogerá y entregará el correcto. Para agilizar este proceso, el cliente debe conservar el producto en las condiciones en que lo recibió y no consumir una porción significativa del mismo (en caso de café de mala calidad percibida, por ejemplo, evitar consumir más del necesario para notar la falla, así podremos recoger muestra para análisis).
Política general de cambios: Fuera del derecho de retracto legal, la Empresa puede, en búsqueda de la satisfacción del cliente, aceptar cambios de producto en ciertos casos especiales aunque no haya un defecto, siempre que el producto esté sin usar y en perfecto estado. Por ejemplo, si un cliente compra por error un tipo de café (grano en vez de molido) y desea cambiarlo, puede contactarnos rápidamente y si el empaque no ha sido abierto, se puede gestionar un cambio por el producto correcto, sujeto a disponibilidad y a que el cliente cubra los costos de transporte en que se incurra. Este tipo de flexibilidad se maneja caso a caso, sin que constituya una obligación contractual, sino una cortesía comercial.
Reembolsos: Cuando se determine que procede un reembolso al cliente (ya sea por retracto, devolución por defecto no sustituido, cobros en exceso, u otras situaciones acordadas), la Empresa realizará la devolución utilizando el mismo medio de pago que empleó el cliente, o a través de transferencia bancaria a nombre del cliente. El tiempo del reembolso puede variar dependiendo del método (por ejemplo, reversar un pago con tarjeta de crédito puede tardar de 5 a 15 días hábiles según la entidad bancaria). La Empresa informará al cliente cuando el reembolso haya sido procesado. En caso de pagos en efectivo, la devolución se realizará preferiblemente vía transferencia electrónica para dejar trazabilidad, o se acordará un mecanismo seguro con el cliente.

En todos los casos de devoluciones o cancelaciones, el cliente puede dirigirse a los canales de contacto de Aroma Cafetero Soluciones para recibir instrucciones precisas y asistencia. Nuestro objetivo es manejar estas situaciones de manera justa, ágil y con el menor inconveniente posible para el cliente, respetando la normativa vigente y los acuerdos contractuales.

Protección de Datos Personales

La protección de su privacidad y datos personales es muy importante para Aroma Cafetero Soluciones. En el curso de la relación comercial, la Empresa recolectará y tratará ciertos datos personales del cliente (como nombre, identificación, información de contacto, dirección de entrega, datos de facturación, entre otros). A continuación, se describen los lineamientos de tratamiento de datos personales, en cumplimiento de la normativa colombiana vigente (Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, incluyendo Decreto 1377 de 2013, y demás normas aplicables):

Responsable del Tratamiento: El responsable del tratamiento de sus datos es AROMA CAFETERO S.A.S. (Aroma Cafetero Soluciones), identificado anteriormente, con domicilio en Medellín, Colombia. Los datos de contacto del responsable (correo electrónico, dirección física) se encuentran en la sección de Canales de Contacto de estos términos.
Finalidades de la recolección de datos: Los datos personales que el cliente suministra serán utilizados con las siguientes finalidades principales: (a) Gestionar la relación contractual y la prestación de los servicios solicitados (por ejemplo, para procesar su solicitud, elaborar el contrato, coordinar entregas, facturar los servicios e insumos, realizar cobros y pagos, brindar soporte técnico, etc.), (b) Mantener comunicación directa con el cliente para asuntos relacionados con el servicio (notificaciones de mantenimiento, confirmación de pedidos de insumos, encuestas de satisfacción, novedades sobre el producto o cambios en términos), (c) Enviar información comercial, promocional o publicitaria de Aroma Cafetero Soluciones y sus productos, en la medida en que el cliente no haya manifestado su voluntad de no recibirla. El cliente podrá en cualquier momento solicitar la suspensión de envíos promocionales, y (d) Dar cumplimiento a obligaciones legales, como registros contables, respuestas a autoridades competentes que lo requieran, y en general, cumplir con la normativa de protección de datos.
Almacenamiento y seguridad: La Empresa almacena los datos personales en bases de datos seguras, adoptando medidas técnicas, administrativas y organizativas para protegerlos contra acceso no autorizado, alteración, pérdida o divulgación no permitida. Solo el personal autorizado de Aroma Cafetero Soluciones o terceros contratistas que apoyan la operación (por ejemplo, un servicio de facturación electrónica, empresa transportadora para entregas) tendrán acceso a la información necesaria, y siempre bajo acuerdos de confidencialidad y protección de datos.
Derechos del titular: Como titular de datos personales, el cliente tiene derechos que puede ejercer en cualquier momento, entre ellos: conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en poder de la Empresa; solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos (cuando la ley lo exija); ser informado previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley de datos (una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Empresa); revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando considere que no se están tratando conforme a la ley o ha expirado su necesidad, y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. Es importante destacar que la solicitud de eliminación de datos o revocatoria de la autorización procederá siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminar dichos datos (por ejemplo, la Empresa debe conservar datos de facturación por periodos fiscales exigidos por ley).
Autorización del tratamiento: Al aceptar estos Términos y Condiciones y vincularse como cliente, usted está otorgando a la Empresa su consentimiento libre, previo, expreso e informado para recopilar y tratar sus datos personales conforme a las finalidades aquí descritas. En los casos en que legalmente se requiera una autorización específica (por ejemplo, para enviarte comunicaciones promocionales más allá de la relación contractual), esta le será solicitada por separado, sin perjuicio de lo anterior.
Transferencia a terceros: Aroma Cafetero Soluciones, en principio, no comparte sus datos personales con terceros ajenos a la prestación del servicio. Sin embargo, algunos datos podrían ser transferidos o comunicados a: aliados logísticos (para entregas a domicilio), proveedores de servicios tecnológicos (por ejemplo, plataforma de facturación o CRM en la nube), u otros subcontratistas necesarios para cumplir con las finalidades mencionadas. En todos estos casos, la Empresa garantiza que dichos terceros asumirán obligaciones de confidencialidad y protección equivalentes a las nuestras, y que los datos no serán utilizados para fines distintos. La Empresa no vende, arrienda ni cede sus bases de datos personales a terceros con fines comerciales independientes.
Periodo de conservación: Sus datos personales se conservarán durante el tiempo que dure la relación contractual y por el período adicional que exijan las leyes aplicables o que resulte necesario para cumplir las finalidades del tratamiento. Por ejemplo, datos de facturación podrían almacenarse por al menos 10 años por obligación legal tributaria. Cuando ya no sean necesarios, los datos serán eliminados de nuestras bases de datos de forma segura.
Política de privacidad adicional: La Empresa cuenta con una Política de Tratamiento de Datos Personales más detallada, disponible para consulta (por ejemplo, en nuestro sitio web oficial). En dicha política se amplían las definiciones, principios de tratamiento y procedimientos para ejercer derechos. Cualquier asunto no contemplado expresamente en esta sección se regirá por lo establecido en la Política de Tratamiento de Datos de la Empresa y por la legislación colombiana de protección de datos.
Contacto para temas de datos: Para consultas, reclamos o cualquier solicitud relacionada con sus datos personales, el cliente puede utilizar los canales de contacto de servicio al cliente suministrados. De conformidad con la ley, la Empresa atenderá consultas en un plazo máximo de 10 días hábiles, y reclamos en un plazo máximo de 15 días hábiles (prorrogables en ciertos casos según la norma), informándole oportunamente al titular si necesita ampliar dichos plazos.

Al aceptar estos términos y condiciones, usted declara que ha sido informado sobre la política de tratamiento de datos personales de Aroma Cafetero Soluciones y las finalidades del mismo, y que autoriza de manera consciente el uso de sus datos bajo las condiciones aquí señaladas.

Canales de Contacto

Aroma Cafetero Soluciones pone a disposición del cliente diversos canales de atención para soporte, información, quejas o reclamos, y en general para cualquier comunicación necesaria durante la relación comercial. Nuestros canales de contacto oficiales son:

Teléfono Línea de Ventas: +53007395660. (Disponible en horario comercial para información sobre servicios, nuevas solicitudes o compras de insumos.)
Teléfono Servicio al Cliente y Soporte Técnico: +57300 7395660. (Atiende reportes de fallas, solicitudes de mantenimiento, seguimiento de pedidos y asistencia general. Horario: usualmente Lunes a Viernes de 8:00 am a 6:00 pm, Sábados medio día, excepto festivos.)
Correo Electrónico Servicio al Cliente: gerencia.soluciones@aromacafetero.com (Para comunicaciones formales, envío de documentos, solicitudes de cancelación, ejercicio de derechos de datos personales, etc. Se procurará responder en un plazo no mayor a 1-2 días hábiles.)
WhatsApp: +57 3007395660. (Este número también opera con WhatsApp Business para atención rápida en horarios de oficina. Puede enviar textos o notas de voz con sus requerimientos.)
Sitio Web: www.aromacafetero.com – Sección Soluciones de Café. (Aquí podrá encontrar información de nuestros productos, formulario de contacto, y acceder a su cuenta (si aplica) para gestionar pedidos de insumos en línea.)
Dirección Física (Oficina principal): Carrera 43F #18-110, El Poblado, Medellín, Colombia. (Si requiere acercarse presencialmente, por favor coordine una cita previa. En esta dirección se pueden radicar documentos, aunque la atención al cliente se prefiere por los canales anteriores para mayor agilidad.)

Asesores comerciales: Si usted está en contacto con un asesor comercial específico de Aroma Cafetero Soluciones (por ejemplo, el asesor que le atendió durante la instalación), puede continuar comunicándose con dicho asesor para gestión de pedidos y consultas. No obstante, para fines de seguimiento formal o soporte técnico es recomendable siempre notificar a los canales principales arriba mencionados para asegurar respuesta oportuna, especialmente fuera de horarios individuales del asesor.

Atención de PQRS: Para la radicación formal de Peticiones, Quejas, Reclamos o Sugerencias (PQRS), puede utilizar el correo electrónico de servicio al cliente indicando en el asunto "PQRS" y el detalle del caso. La Empresa cuenta con procedimientos internos para dar trámite y respuesta a estas comunicaciones dentro de los términos legales.

La Empresa actualizará estos canales de contacto si llegasen a cambiar (por ejemplo, nuevos números telefónicos o direcciones) y lo comunicará a sus clientes a través del sitio web o en las facturas/comunicaciones habituales. Se recomienda guardar estos datos de contacto en un lugar accesible. Estamos comprometidos en brindar un servicio cercano y oportuno, por lo que agradecemos utilizar los canales adecuados para cada necesidad.

Aceptación de los Términos por Parte del Usuario

El presente documento de Términos y Condiciones es de obligatoria lectura y aceptación previa para todos los clientes y usuarios de los servicios de Aroma Cafetero Soluciones. Al manifestar su consentimiento expreso (por medios físicos o electrónicos) y/o al proceder con la firma del contrato de comodato o alquiler, usted indica que conoce y acepta íntegramente estos Términos y Condiciones, sin reservas ni limitaciones.

Además, al utilizar efectivamente los servicios (por ejemplo, al recibir una máquina en comodato/alquiler, o al comprar insumos a la Empresa) confirma su aceptación continuada de estas condiciones. Si usted no está de acuerdo con alguna de las disposiciones aquí contenidas, deberá abstenerse de contratar u obtener nuestros productos y servicios.

Actualizaciones de los términos: La Empresa se reserva el derecho de modificar o actualizar estos Términos y Condiciones en el futuro, por razones legales, operativas o de servicio. Cualquier cambio material le será notificado al cliente a través de los canales de contacto (por ejemplo, vía correo electrónico registrado o mediante publicación destacada en nuestro sitio web) con una antelación razonable a su entrada en vigor. En caso de actualizaciones menores o ajustes editoriales, la versión vigente estará siempre disponible en nuestro sitio web para consulta. El continuo uso de los servicios con posterioridad a la notificación de cambios constituirá la aceptación de las nuevas condiciones por parte del cliente. No obstante, si alguna modificación supone una carga u obligación sustancialmente mayor para el cliente, este tendrá derecho a terminar el contrato sin penalidad dentro de los 30 días siguientes a la comunicación del cambio, si así lo notifica por escrito a la Empresa, devolviendo los equipos en comodato o finalizando el alquiler según corresponda.

Divisibilidad y no renuncia: En caso de que alguna cláusula de estos Términos y Condiciones sea declarada nula, inválida o inaplicable por autoridad competente, dicha declaración no afectará la validez del resto del documento, el cual permanecerá vigente en todo lo demás. La falta de exigencia por parte de la Empresa del estricto cumplimiento de alguna cláusula no se considerará como una renuncia a sus derechos o a la posibilidad de exigirla en el futuro; será una concesión puntual que no altera la validez del contrato.

Ley aplicable y jurisdicción: Estos Términos y Condiciones, y en general la relación entre el cliente y la Empresa, se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier disputa o reclamación que surja de la interpretación o ejecución de los mismos, que no pueda resolverse de manera amistosa entre las partes, estará sujeta a la jurisdicción de los tribunales colombianos, conforme a las normas de competencia vigentes. No obstante, antes de recurrir a instancias legales, la Empresa invita al cliente a dialogar y utilizar los canales de atención para buscar una solución amigable a cualquier desacuerdo.

Al final, al marcar la casilla de aceptación en un formulario web, firmar un documento contractual, o expresar su consentimiento por cualquier medio válido, usted confirma que ha leído, comprendido y aceptado estos Términos y Condiciones de Aroma Cafetero Soluciones. Esta aceptación tiene plena validez jurídica equivalente a un acuerdo firmado. La Empresa igualmente acepta y se obliga por lo aquí estipulado.

¡Gracias por confiar en Aroma Cafetero Soluciones! Esperamos que disfrute de nuestros productos y servicios, y reiteramos nuestro compromiso para con usted bajo las reglas claras y justas aquí establecidas. Ante cualquier inquietud adicional sobre este documento, puede contactarnos por los medios mencionados en Canales de Contacto. Estamos para servirle.

Términos y Condiciones Comodato